一、文件（在資料員處需有一份完整的）
①內部文件：含質量手冊、程序文件、作業指導書、表單，檔案室應有完整一份；（質量手冊、程序文件要裝訂成冊，資料員負責）。
②外部文件：所有檢測所需的外部標準、規范，及ISO/IEC17025：2005（CNAS-CL01：2006），應用說明及若干政策，JJF1059-1999等應有一份。
③以上文件，如要發放，必須運行文件發放程序（如蓋受控章、做發放記錄）。
那么，如何制定實驗室文件的編號？
實驗室的文件編號的要求為：
1、需要有唯一性編號；
2、包含發布日期；
3、包含修訂標識；
4、頁碼，總頁碼；
5、文件結束的標記；
6、文件的發布機構。
實驗室文件的編號可以由實驗室自己制定規則，只要滿足上述要求即可。上述要求在整份文件中共同體現，而不是把上述內容揉到一個編號里面。
二、設備檔案
每臺設備由設備員做一個檔案盒，按設備編號對其進行編號，并確保檔案盒中有以下內容：
設備檔案卡、采購申請、驗收記錄、合格證、使用說明書、歷年的檢定證書、使用記錄、定期維護記錄、維修記錄、期間核查記錄、停用報廢記錄。
補充：儀器設備檔案應包括哪些內容
一般實驗室都會做儀器設備的檔案，儀器設備檔案具體要包含哪些內容，準則并沒有強制要求，在準則中要求的是設備校準和驗證結果的記錄，一般來說儀器設備檔案應包括以下內容：
（供參考，實驗室可以根據實驗室自己的情況做調整）
1.儀器設備履歷表，包括儀器設備名稱、型號或規格、制造商、出廠編號、儀器設備唯一性識別號、購置日期、驗收日期、啟用日期、放置地點、用途、主要技術指標、保管人等等；
2.儀器購置申請、說明書原件、產品合格證、保修單；
3.驗收記錄、安裝調試報告；
4.檢定、檢定記錄，儀器設備檢定校準的計劃，下次校準、檢定的時間；
5.儀器設備操作規程及維護規程（必要時）；
6.保養維護和運行檢查計劃；
7.使用記錄（定期歸檔）；
8.保養維護記錄；
9.運行檢查記錄；
10.損壞、故障、改裝或修理的歷史記錄
三、人員檔案
由資料員負責完善，內容包括：人員檔案卡，學歷證書、學位證書、上崗證、職稱證、其他資格證（如內審員證），發表的論文，年度的考核等資料。每人一檔，與人員一覽表的先后順序對應。（每人做一個檔案袋）。
四、原始記錄
不管以打印出來的方式保存，還是以電子檔的形式保存，都要定期存檔，并確保其包含足夠的信息。(必須與報告單、委托單對應，最好裝訂在一起)。
五、報告
所有報告必須留存一份，并按一定的順序整理好存檔。按項目或時間順序一個一個檔案盒放好，并做好目錄。（特別是申請認可項目相關的標準一定要有報告、原始記錄（含校準曲線、圖譜等）、樣品登記表、設備使用記錄、委托單、標準物質使用記錄等）。
六、檔案內容管理
1．技術檔案
①各科室使用的作業指導書、操作規程、計量檢定規程、檢驗標準和校準規范等。
②計量標準器和配套設備的檢定證書、校準證書、說明書、合格證、設備使用和維修紀錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和記錄等。
③各科室與計量標準相關的技術資料，如：申請書、履歷書、技術報告、原始記錄、檢定證書和電子版記錄等。
2．質量檔案
①質量管理手冊、程序文件、各類規章制度、管理體系評審計劃和內審計劃、質量控制記錄等。
②環境條件控制記錄、證書報告合格記錄、合同評審和服務協議記錄等。
3．建設檔案
①單位年度工作計劃、工作總結、人事檔案和員工信息管理等。
②人事檔案、固定資產、辦公設施管理臺賬、人員錄用和勞動紀律考核記錄等。
七、借閱和管理
1．檔案借閱要求
①上級部門考核復查或認評需要提供資料時，經最高管理者批準后，方能提供。
②各科室人員借閱資料時，經辦理借閱登記手續后，并說明借閱時限，并及時歸還。
③其他單位或個人借閱時，應提供書面申請，經最高管理者批準后，方可借閱，借閱人不得遺失和損壞，如有上述情況發生，視情節酌情賠償。
2．檔案管理辦法
①檔案按類別歸檔保存，購置的儀器設備資料、檢定證書、學習培訓資料及相關技術資料應及時歸檔。
②所有資料和原始數據不得帶出實驗室和復印，特殊情況經最高管理者批準后可使用復印件。
③電子版記錄統一保管并有備份和密碼，防止閱讀和修改及計算機病毒等人為原因造成丟失。
八、體系運行資料
（不強求一定要做成25個檔案盒，也可按一個程序一個文件夾，但一定要知道與下列各要素的關系）
按要素整理成25個文件夾，具體內容包括：
1.第一個檔案盒：
A.中心實驗室成立文件、單位法人證書、法人單位對中心實驗室的授權等法律地位證明材料。
B.中心主任的任命書；技術負責人、質量負責人、內審員、質量監督員等關鍵崗位的任命書。
C.授權簽字人授權書和授權簽字人情況表。
D.中心主任、技術負責人、質量負責人臨時外出的代理記錄。
E.日常檢測質量監督記錄。
F.保密執行情況的檢查記錄。
G.確保實驗室人員理解他們活動的相互關系和重要性，以及如何為管理體系質量目標的實現做出貢獻。
H.最高管理者應確保在實驗室內部建立適宜的溝通機制，并就確保與管理體系有效性的事宜進行溝通。
2.第二個檔案盒：
管理體系
A.質量手冊目錄、程序文件目錄、作業指導書目錄、各種管理表格目錄。
B.質量體系文件的宣貫記錄（含考試記錄）。
C.質量目標的達成情況分析報告。
D.最高管理者應將滿足客戶要求和法定要求的重要性傳達到組織。
3.第三個檔案盒：
文件控制
A.體系文件的發放、回收記錄。
B.體系文件更改審批表。
C.文件修改頁。
D.外部文件目錄。
E.內部文件目錄。
F.作廢文件，收回的作廢文件都要蓋作廢章。
G.文件定期審查記錄。
H.文件借閱登記表。
I.文件銷毀記錄表。
J.體系文件置換申請表。
4.第四個檔案盒：
要求、標書和合同的評審
A.檢測任務合同單。
B.合同評審記錄表。
C.合同、協議登記表。
D.跟委托方簽的協議。
E.新項目評審情況。
5.第五個檔案盒：
檢測的分包
A.檢測分包方評審表。
B.合格分包方名冊。
C.分包方的證明材料。
6.第六個檔案盒：
服務和供應品的采購
A.儀器設備、消耗品和服務供應商評價記錄。
B.儀器設備、消耗品和服務供應商名錄。
C.供應商資質材料。
D.物品采購申請、驗收表。
E.儀器設備購置申報表。
F.購入儀器設備驗收記錄。
7.第七個檔案盒：
服務客戶
A.客戶滿意度調查和分析報告。
8.第八個檔案盒：
投訴
A.客戶投訴登記表。
B.客戶投訴處理通知單。
9.第九個檔案盒：
不符合檢測工作的控制
A.不符合工作處置通知表。
10.第十個檔案盒：
改進
A.改進的相關證據。
11.第十一個檔案盒：
糾正措施
A.實施糾正措施記錄表。
12.第十二個檔案盒：
預防措施
A.實施預防措施記錄表。
13.第十三個檔案盒：
記錄的控制
A.記錄保存期限規定。
B.記錄歸檔登記表。
C.記錄借閱登記表。
14.第十四個檔案盒：
內部審核
A.年度內審計劃表。
B.內審組成立文件。
C.內部審核日程計劃表。
D.首/末次會議記錄。
E.內審檢查記錄表。
F.不符合項報告。
G.內部審核報告。
15.第十五個檔案盒：
管理評審
A.管理評審年度計劃表。
B.管理評審計劃表。
C.各部門的匯報材料。
D.管理評審會議記錄。
E.管理評審報告。
F.管理評審驗證記錄表。
16.第十六個檔案盒：
技術要求總則
17.第十七個檔案盒：
人員
A.檢測員持證登記表。
B.年度人員培訓計劃表。
C.人員培訓記錄表。
D.人員考核記錄表。
E.業務人員技術檔案。
18.第十八個檔案盒：
設施和環境條件
A.中心實驗室應掛牌和對實驗區域要有類似“限制進入”的標識。
B.外來人員進入實驗室登記表。
C.內務與安全考核表。
D.檢測環境監控記錄。
E.廢液處理交接記錄。
19.第十九個檔案盒：
檢測方法及方法的確認
A.方法確認資料。
B.標準方法查新記錄。
C.例外情況下允許偏離的申請、驗證、批準記錄。
D.計算機軟件登記表和計算機內容變更申請表。
E.測量不確定度的評定記錄。
20.第二十個檔案盒：
設備
A.儀器設備臺帳。
B.標準物質一覽表及標準物質證書。
C.標準物質使用記錄表。
D.標準物質報廢申請表。
E.標準物質期間核查。
F.儀器設備、標準物質采購計劃、驗收記錄。
G.儀器設備使用記錄。
H.儀器設備定期維護記錄。
I.儀器使維修記錄。
J.儀器報廢（停用）單。
K.儀器設備檔案材料。
L.儀器設備狀態標識標簽。
M.儀器設備使用授權表。
21.第二十一個檔案盒：
測量溯源性
A.周期檢定計劃表。
B.儀器設備期間核查計劃。
C.儀器設備期間核查記錄。
D.對檢定、校準證書的確認。
22.第二十二個檔案盒：
抽樣
A.抽樣記錄。
23.第二十三個檔案盒：
檢測物品的處置
A.樣品的接收、編碼、流轉記錄。
B.樣品檢驗狀態標識（樣品標識卡）。
C.樣品損壞、丟失報告表。
24.第二十四個檔案盒：
檢測結果質量的保證
A.年度質量監控計劃表。
B.質量監控記錄表。
C.質量控制異常情況記錄表。
D.實驗室比對和能力驗證材料。
E.內部質控資料。
25.第二十五個檔案盒：
結果報告
A.報告發放登記表。
B.報告更改申請表。
C.留存報告副本。
D.報告抽查情況登記表。
